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Per essere utilizzati in Italia, i documenti e gli atti prodotti all’estero devono essere sottoposti ad alcuni metodi di convalida, come la legalizzazione. Analizziamoli nel dettaglio:

1. Traduzione

A meno che il documento o atto straniero non sia stato redatto su uno dei moduli multilingua forniti dalla Convenzione di Vienna (per quanto concerne il rilascio di certificati di nascita, matrimonio e morte), al fine di essere considerato valido deve essere tradotto e certificato in italiano, ossia deve essere corredato da un certificato di conformità e recare il timbro “per traduzione conforme”.

Chi può attestare la conformità di una traduzione?

• Un traduttore ufficiale (nei paesi che prevedono lo stato giuridico del traduttore), la cui firma sarà legalizzata dall’ufficio consolare;
• l’ufficio consolare (nei paesi il cui sistema giuridico non preveda lo stato giuridico del traduttore).

L’italia appartiene alla seconda tipologia di paesi sopra menzionati Infatti, il traduttore giuridico non esiste: è la traduzione a essere giurata.

2. Legalizzazione

È una procedura che dimostra l’origine dell’atto o documento e lo stato giuridico del funzionario pubblico che lo ha firmato nonché l’autenticità della firma stessa. Lo scopo è appunto quello di verificare che il documento o atto sia stato rilasciato da un’autorità competente.

Procedura

Per autenticare il documento, il funzionario pubblico nominato deve apporre un timbro sull’originale, indicando data e luogo di legalizzazione, i suoi dati (nome, cognome e titolo) nonché affiggendo la propria firma congiuntamente al timbro di cui sopra.

• In caso di un atto/documento prodotto all’estero, il consolato italiano sarà il responsabile della legalizzazione.
• In caso di un documento italiano, la legalizzazione deve essere eseguita dall’Ufficio del procuratore (documenti firmati da notai o ufficiali giudiziari) e dalla prefettura (documenti prodotti in italia da impugnare all’estero e/o documenti prodotti in Italia da autorità consolari straniere da validare in Italia).

In generale, per procedere alla legalizzazione, è richiesta la presenza fisica del titolare documento presso l’ufficio consolare con l’atto (in originale) da legalizzare. Tuttavia, questa eventualità può variare, pertanto è preferibile approfondire la materia con l’autorità preposta di volta in volta.

Tipologie di documenti interessati:

• diplomi e qualifiche;
• certificati di matrimonio tra individui di nazionalità diverse;
• eredità che coinvolgono individui di diverse nazionalità;
• apertura di filiali di aziende straniere;
• ecc.

Chiarimenti:

La legalizzazione di una traduzione non è responsabilità del traduttore: dipende dall’autorità consolare del paese interessato.

Il traduttore interviene soltanto nella fase che precede la legalizzazione, vale a dire la traduzione del documento e la relativa asseverazione.

3. L’Apostille

Esclusivamente per i paesi che hanno firmato la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 la procedura di legalizzazione è stata sostituita dall’applicazione dell’apostille meno complessa (o postilla).

La funzione è la medesima, ovvero attestare lo stato giuridico del funzionario (o funzionario pubblico) che ha apposto la propria firma su un documento/atto nonché l’autenticità del timbro o sigillo del medesimo.

Procedura

L’autorità consolare non interviene in questa sede: infatti, ciascuno stato designa un’autorità, indicandola nell’atto di adesione alla Convenzione di ciascun paese (in Italia, la prefettura o l’ufficio del procuratore a seconda del tipo di documento), che è autorizzata ad autenticare il documento/atto affiggendo il timbro di cui sopra.

In tutti gli altri casi, si utilizza la procedura di legalizzazione.

Collegamenti utili: Elenco aggiornato di paesi che hanno aderito alla Convenzione dell’Aia e delle autorità responsabili dell’affissione dell’apostille.

In ultimo, è importante notare che esistono una serie di accordi e convenzioni, stipulati tra i paesi dell’UE, che spesso prevedono l’esenzione dalla legalizzazione per alcune tipologie di documenti/atti (quali la Convenzione di Bruxelles per esempio): pertanto, è consigliabile verificare sempre che l’atto di cui si è in possesso non rientri tra quelli esenti.